Ordnerstruktur

Meine Basis ist und bleibt zunächst Windows aufgrund diverser Industrie-Software und auch ein Stück Gewohnheit. So ist meine persönliche Daten-Basis die Microsoft OneDrive inkl. des gesamten Office-Portfolios Word und Co.

Grundlegende Einordnung

Dokumente

Unter Dokumente geschieht das Meiste und es unterteilt sich hier zunächst in wenige, grundlegende Kategorien wie etwa:

• Privat ( Erlebnisse, Urlaubsplanung, Eigenheim, Interessen, … )
• Freelance ( freiberufliche Projektdaten, Berichte, Schulungsunterlagen, etc. )
• Gewerbe ( wie bei Freelance , sofern eine Kapitelgesellschaft besteht, zusätzlich Finanz-Angelegenheit! )
• Finanzen ( Steuerunterlagen, Finanzübersichten, Belege, Verträge, etc. )

Zusätzlich existieren bei mir als Ingenieur zusätzlich Ordner wie:

• Hersteller (Dokumentationen, Datenblätter, Gerätebeschreibungen, … )
• Software (Sämtliche Software-Setups, Installationshinweise, Lizenz-Übersichten)
• Automatisierung (ursprünglich ein Siemens-TIA-Ordner, mittlerweile liegen hier alle temporären SPS-Projektdaten inkl. Beckhoff-Projekte und Sessions)
• Sicherungen ( von SD-Karten, USB-Sticks und Festplatten, sowie alten Laptops und Handys etc. )

Bilder und Videos

Bilder und Videos sind generell in den eigenen Ordnern hierfür gespeichert. Sobald sie relevant für eine Berichterstattung werden, lege ich so auch gerne unter Dokumente in die entsprechenden Unterordner ab.

Desktop

Die aktive Arbeitsfläche, der Desktop, sollte sauber gehalten werden! Wenige, aktive Ordner und Dateien, an denen aktuell gearbeitet wird! Keine Datei sollte sich hier länger als wenige Wochen befinden. Abarbeitung hat hier Priorität und sollte mit dem physischen Schreibtisch verglichen und entsprechend ernstgenommen werden. Alle Projekte, die abgeschlossen wurden, sollten hier schnellstmöglich verschwinden und beispielsweise in den Dokumente-Ordner passend eingeordnet werden.

Finanzen

Die Finanz-Ordner versuche ich weitestgehend mit den physischen „Papp-Ordnern“ gleichzuhalten. Für die jährlichen Steuererklärungen relevanten Dokumente wie Belege und aktuelle Verträge, Kapitalanlagen, Reisekosten, Stundennachweise finden sich in einem entsprechenden Jahresordner wieder. Alle weiteren Dokumente sind themenbasiert untergeordnet.

In dem Finanzordner empfehle ich zunächst die Kommunikation mit dem Finanzamt separat abzuspeichern und die Bescheide in die entsprechenden Jahres-Ordner unterzuordnen.

Auch Vertragsunterlagen mit relevanten Daten sollten global und nicht im entsprechenden Jahresordner abgespeichert werden, wobei das Übertragen der aktuellen Verträge von einem in den nächsten Jahresordner bei Jahreswechsel hilft dabei, eine Übersicht über sämtliche laufenden Verträge zu behalten!